광고 계정 결제 내역과 업체 청구서, 이렇게 대조합니다
광고비는 한 번 새면 눈에 잘 띄지 않습니다. 업체가 청구한 금액과 광고 계정에서 실제로 빠져나간 금액이 다를 때, 대부분은 악의가 아니라 기준일이나 포함 항목이 달라서 생긴 차이입니다. 그래도 월 1회 대조해 두면 차이의 원인을 짧은 시간에 찾을 수 있습니다.
준비물 세 가지
- 광고 계정의 월별 결제 내역(결제일, 금액, 결제 수단)
- 업체가 보낸 월 청구서와 작업 보고서
- 병원 카드 또는 계좌 출금 내역
계정을 업체가 대신 관리하는 경우라면 병원이 결제 내역을 직접 열람할 수 있는지 계약 때 확인해 두어야 합니다. 열람 권한이 없으면 대조 자체가 불가능합니다.
대조 순서
- 기간 맞추기: 청구서의 사용 기간과 계정의 결제 기간이 같은지 확인합니다. 선결제 방식이면 결제일과 사용월이 어긋납니다.
- 합계 비교: 청구서의 매체비 합계와 계정 결제 합계를 비교합니다.
- 항목 비교: 청구서에 매체비, 대행 수수료, 제작비가 구분되어 있는지 보고, 매체비만 계정과 비교합니다.
- 세금·수수료 확인: 부가세 포함 여부와 결제 수수료가 청구서에 어떻게 표기됐는지 확인합니다.
- 증빙 보관: 일치하면 청구서와 결제 내역 캡처를 같은 폴더에 같은 날짜 이름으로 저장합니다.
자주 만나는 불일치 유형
| 유형 | 가능한 원인 | 확인 방법 |
|---|---|---|
| 청구서가 더 큼 | 대행 수수료·제작비 포함 | 항목별 내역서 요청 |
| 계정이 더 큼 | 청구 시점 이후 결제분, 환불 미반영 | 결제일별 내역 비교 |
| 합계는 같고 항목이 다름 | 분류 기준 차이 | 분류표를 서면으로 합의 |
업체에 보내는 문의 문장(가상 예시)
"이번 달 청구서의 매체비 합계와 광고 계정 결제 합계 사이에 차이가 있어 확인을 요청드립니다. 청구서에 포함된 항목별 금액과 결제일별 내역을 보내 주시면 대조 후 회신드리겠습니다." 이 정도로 건조하게 쓰는 것이 이후 관계에도 좋습니다. 위 문장은 예시이며 실제 상황에 맞게 바꿔 쓰시면 됩니다.
심의 대상 광고라면 확인할 한 가지
의료법 제57조는 심의 대상 매체의 의료광고를 심의 없이 내는 것을 허용하지 않습니다. 결제가 일어났다는 사실만으로 해당 광고가 심의를 받았다는 뜻은 아니므로, 청구서 대조 때 광고 소재의 심의 완료 여부도 함께 확인하는 습관을 들이면 좋습니다.
비용을 구성 항목으로 설명한 안내 예
청구서를 항목별로 풀어 읽는 연습은 환자에게 비용을 설명하는 방식과 맞닿아 있습니다. 급여와 비급여를 구분하고 항목별 비용 요소를 설명한 사례는 구미치과에서 볼 수 있습니다. 해당 페이지는 일반 안내 정보이며, 개별 치료의 판단은 의료진 상담이 필요합니다.
선결제와 후불 방식에 따른 차이
광고비를 충전해 두고 쓰는 선결제 방식에서는 청구 월과 소진 월이 어긋납니다. 이 경우 대조표에 충전 금액, 소진 금액, 잔여 충전액 세 칸을 따로 두어야 합니다. 후불 방식에서는 결제 예정일과 한도 설정을 같이 적어 두면 갑작스러운 대금 청구를 피할 수 있습니다. 어느 방식이든 청구서의 합계가 "충전액"인지 "소진액"인지가 가장 먼저 확인할 점입니다.
대조 결과를 남기는 한 줄 기록
일치하면 "○월 일치, 증빙 저장 완료", 불일치하면 "○월 차이 발생, 사유 확인 요청 일자, 회신 일자, 최종 처리"처럼 한 줄로 남깁니다. 이 한 줄이 쌓이면 계약 갱신 때 업체와의 정산 이력을 근거로 이야기할 수 있습니다.
대조 담당과 지급 담당을 나누기
작은 병원에서는 같은 사람이 결제 승인과 대조를 모두 맡는 경우가 많습니다. 가능하면 대조 담당자는 결제 담당자와 다른 사람으로 두세요. 서로 다른 눈으로 보면 단순 실수가 훨씬 잘 걸러지고, 업체와의 문의도 객관적인 어조로 오갈 수 있습니다. 인력이 부족하면 원장이 월 1회 대조 결과 한 줄만 확인하는 방식으로도 충분합니다.
대조가 끝난 달의 파일은 이름 규칙을 정해 보관하세요. 예를 들어 연월과 거래처명을 앞에 붙이면, 나중에 감사나 계약 갱신 때 필요한 달의 자료를 곧바로 꺼낼 수 있습니다. 보관 기간은 세무 담당자에게 확인해 병원 내규로 정해 두면 안전합니다.
대조 과정에서 발견한 차이가 소액이라도 기록을 남겨 두세요. 소액 차이가 매달 반복되면 기준일 차이가 아닌 구조적 원인이 있다는 신호일 수 있습니다.
마무리
대조는 의심하는 일이 아니라 서로의 기록을 맞춰 보는 일입니다. 매달 같은 날, 같은 순서로 하면 15분이면 끝납니다.
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